De wijze van aanpak
Office Programs werkt niet volgens één strak omlijnd protocol, maar streeft naar flexibiliteit in de omgang met haar klanten.
Situatie's voor het bouwen van een applicatie kunnen sterk verschillen. Soms is snel te zien wat de werkzaamheden en de kosten zullen zijn, in een ander geval moet er een stevige inventarisatie worden opgemaakt.
Inleiding
Natuurlijk proberen we onze werkwijze zo goed mogelijk af te stemmen om zowel kleine als grote opdrachten succesvol te laten verlopen. Dat doen we samen met u. Doelgerichtheid met een stapsgewijze en zorgvuldige opbouw van de inventarisatie, vormen de bases voor welslagen, terwijl flexibiliteit vrijwel alles mogelijk maakt en voor een prettige samenwerking zorgt.
Wilt u een bestaande applicatie laten updaten?
U heeft reeds een bestaande applicatie in gebruik en u wilt deze laten updaten? Bekijk dan eens de pagina Updaten of een nieuwe applicatie ontwikkelen? Als er naar uw mening een update moet plaatsvinden, stuur de applicatie dan op. De database hoeft niet gevuld te zijn met actuele records; slechts enkele fictieve voorbeeldrecords is voldoende. Verder is het onderstaand stappenplan ook voor een update van toepassing, behalve #1 van stap 1, en #1 van stap 2: bij een update vermeld u nu uitsluitend zo duidelijk mogelijk wat uw wensen zijn.
Werkzaamheden uitvoeren op basis van aanneemsom of op uurbasis
- Werkzaamheden kunt u laten uitvoeren op basis van een aanneemsom.
- Werkzaamheden kunt u laten uitvoeren
op basis van een vooraf afgesproken uurtarief.
- Misschien omdat er veel verschillende werkzaamheden moeten worden uitgevoerd waardoor het niet mogelijk is om snel een totaal inzicht te krijgen.
- Misschien omdat u dat gewoon prettiger vindt.
Houd steeds dit in gedachten: de klant richt zich op het gewenste doel; de ontwikkelaar richt zich op het middel om het beoogde doel te bereiken.
Stap 1: oriëntatie
De eerste stap is slechts ter oriëntatie en om een redelijk goed beeld te krijgen van de werkzaamheden. Verder is het belangrijk om zowel voor u als voor ons te voorkomen dat er nodeloze inspanningen worden geleverd.
- Geef in hoofdlijnen globaal uw wensen aan. Niet te ver in detail. Richt u op het doel. Geef de hoofdlijnen van de bedrijfsprocessen weer die u in de applicatie wilt meenemen en welke overzichten u wilt dat de applicatie moet genereren. (Niet van toepassing bij een update. Nu alleen uw wensen zo duidelijk mogelijk vermelden.)
- Als blijkt dat de werkzaamheden beperkt zijn, is een aanvullend e-mail of een telefoontje misschien al voldoende om volledig inzicht in de werkzaamheden te krijgen. U ontvangt dan snel een offerte.
- Tot zover zijn er geen kosten.
- Is er behoorlijk meer informatie nodig, dan gaan we verder met stap 2.
Stap 2: voorbereiding op de inventarisatie
- Werk de hoofdrichtlijnen die u in stap 1, 1e punt heeft gegeven, wat verder uit. Ook nu niet te ver in detail beschrijven. Het is beter en makkelijker voor u om dat in een later stadium samen met ons te doen. Het gaat er nu om, dat wij een breder beeld krijgen van de bedrijfsprocessen die u in de applicatie wilt meenemen. (Niet van toepassing bij een update. Nu alleen uw wensen zo duidelijk mogelijk vermelden.)
- Met de verbreedde informatie die u heeft aangereikt, zullen we onszelf voorbereiden op een persoonlijk gesprek. U geeft uw wensen aan, wij adviseren.
- Tot zover zijn er geen kosten.
- In de meeste gevallen kan er nu een prijsindicatie voor de werkzaamheden worden afgegeven.
- Voordat er wordt verder gegaan met stap 3, wordt daarvoor eerst een prijsafspraak gemaakt.
Stap 3: volledige inventarisatie
- In deze fase worden de werkzaamheden gedetailleerd beschreven. Dit voorkomt misverstanden, geeft duidelijkheid, voorkomt extra kosten, en het verkort de ontwikkelingstijd aanzienlijk. Bovendien kan, nadat de inventarisatie is opgemaakt, een aanneemsom worden gegeven waarvoor de applicatie zal worden gebouwd. U weet dan precies waar u aan toe bent. Het maken van een volledige inventarisatie kan veel werk zijn en is daarom niet kosteloos. Hiervoor zullen vooraf afspraken worden gemaakt.
- Nadat de inventarisatie klaar is, wordt deze u toegezonden ter controle. Desnoods volgt er nogmaals een persoonlijk gesprek ter aanvulling.
- Nu alles voor u en voor ons helder is, zijn de werkzaamheden bekend en kan er een vaste prijs voor de totale werkzaamheden worden afgegeven. U ontvangt een offerte.
Stap 4: aanvang werkzaamheden
- Nadat u akkoord bent gegaan met de offerte, kan aan de werkzaamheden worden begonnen.
- Mocht tijdens de werkzaamheden onverhoopt blijken dat u bepaalde zaken over het hoofd heeft gezien of toch anders wilt dan in eerste instantie besproken en/of beschreven, dan zullen wij daar op een flexibele wijze mee omgaan. Alles kan, maar u begrijpt wellicht ook dat het omgooien van een reeds passende strategie veel werk met zich mee kan brengen. Het hangt er vanaf wat de wijzigingen zullen zijn en in welk stadium de bouw is gevorderd. De 'volledige inventarisatie' moet in elk geval ook worden aangepast. Dat is belangrijk vanwege eerder genoemde redenen en omdat dit het naslagwerk voor uw applicatie is.
Bovenstaande is een voorbeeld van het vooraf maken van een strategisch plan. Het is slechts één werkwijze. De ontwikkeling van de applicatie (of een gedeelte ervan) kan bijvoorbeeld ook steeds in overleg met werknemers geschieden zodat zij gaandeweg kunnen aangeven hoe zij het liefst werken.
