Secties en menu's

Een Office Programs database is in eerste instantie in secties onderverdeeld. Vervolgens leiden goed gerangschikte en goed opgebouwde menu's u snel de weg naar uw doel. Op deze pagina worden vooral algemene functies in standaard menu's behandeld. Op de pagina Objectspecifieke informatie vinden leest u waar u objectspecifieke functies en voorzieningen kunt vinden.

Inhoudsopgave

Algemeen

De structuur van een Office Programs toepassing

Naar het doel navigeren

Algemeen

De structuur van een Office Programs toepassing

Een toepassing kan uit vele formulieren bestaan waarmee u gegevens kunt invullen, vele rapporten die u kunt afdrukken en vele geautomatiseerde taken die u kunt starten. En toch moet u tussen al deze taken en opdrachten moeiteloos die taak kunnen vinden die u nodig heeft. Of het nu een taak is die u dagelijks uitvoert of een taak die u zelden uitvoert, moet in principe niets uitmaken. Daarom is uw Office Programs database in eerste instantie in secties onderverdeeld. Vervolgens leiden goed gerangschikte en goed opgebouwde menu's u snel de weg naar uw doel.

Naar het doel navigeren

Vanaf het Hoofdschakelbord van een Office Programs database kiest u een sectie waarin u wilt werken.
Als u in een sectie komt, komt u eerst op een tussenschakelbord, oftewel het sectieschakelbord. Via dit sectieschakelbord krijgt u direct toegang tot de meest gebruikelijke formulieren van die sectie.
Door een toegang op het sectieschakelbord te kiezen gaat u verder de sectie in. Nadat u één stap verder bent dan het sectieschakelbord, komt u normaalgesproken in het diepste niveau van de sectie.
Bent u in het diepste niveau van de sectie, dan is er een menubalk beschikbaar met het menu Formulieren.
Het menu Formulieren biedt toegang tot andere locaties binnen de betreffende sectie.
Helemaal onderaan in het menu Formulieren kunt u via het submenu Overige... naar overige formulieren. Hier zijn objecten ondergebracht die u waarschijnlijk minder vaak nodig zult hebben.

Menu's

Menu Bewerken

De functies in het menu Bewerken hebben, zoals de naam al aangeeft, voornamelijk betrekking op bewerkingen die u uitvoert. Ook voor als u bijvoorbeeld subitems aan uw administratie wilt toevoegen, dan zien we dit als een bewerking; u kunt de items immers 'bewerken' (toevoegen, verwijderen, naam wijzigen etc.). Maar niet alle functies die betrekking hebben op bewerkingen zijn in het menu Bewerken opgenomen. Er zijn uitzonderingsgevallen. Zo is het invoegen van een speciaal teken in principe ook een bewerking. Omdat dit een extra voorziening van Windows is, is deze functie in het menu Extra ondergebracht.

Functie	Omschrijving
Voorbeeld
Ongedaan maken	Voor het ongedaan maken van een bewerking. U kunt ook op de Esc-toets drukken voor hetzelfde resultaat.
Knippen, Kopiëren, Plakken	Spreekt voor zich. Deze opdrachten zijn meestal ook beschikbaar via snelmenu's.
Tekstblok kopiëren	Als u deze opdracht kiest wordt een snelmenu weergegeven met opdrachtknoppen van alle tekstblokken die u heeft aangemaakt. Kiest u een van die opdrachten, dan kopieert wordt de tekst van een tekstblok naar het klembord gekopieerd. Deze opdracht is ook beschikbaar via snelmenu's.
Tekstblokken	Via deze opdracht kunt u tekstblokken aanmaken. Zie Tekstblokken voor meer informatie. Deze opdracht is ook beschikbaar via snelmenu's.
Subitems	Via een aantal formulieren kunt u toevoegen.
Overige functies	Afhankelijk van de situatie zijn er in het menu Bewerken eventueel nog andere functies beschikbaar.

Menu Records

In het menu Records vindt u algemene opdrachten voor records. In de vorige paragraaf is verteld dat er uitzonderingen zijn op het indelen van de menu's. Sommige opdrachten in het menu Records zoals Record opslaan en Record verwijderen zijn zo'n uitzonderingsgevallen.

Functie	Omschrijving
Voorbeeld
Sortering	Hiermee sorteert u records oplopend of aflopend . Deze opdracht is meestal ook beschikbaar via het snelmenu.
Filteropties	U beschikt u over diverse filtermogelijkheden. Zie Filter- en sorteeropties voor meer informatie. Filtermogelijkheden zijn meestal ook beschikbaar via het snelmenu.
Record opslaan	Hiermee slaat u een record op .
Record verwijderen	Hiermee verwijderd u een of meerdere records . In een aantal gevallen is het niet mogelijk om records op bepaalde locaties op de gebruikelijke wijze te verwijderen. In dergelijke gevallen is er een speciale opdracht ingebouwd onder de opdracht Record verwijderen.
Vernieuwen	Met de opdracht Vernieuwen in het menu Records werkt u de records in een formulier bij. Wanneer een andere gebruiker in een netwerk een record heeft bijgewerkt terwijl u een formulier heeft geopend, dan worden de gegevens niet direct op uw scherm bijgewerkt. Vaak kunt u het scherm bijwerken via de opdracht Vernieuwen in het menu Records. Echter, of dat altijd correct gebeurt, is afhankelijk van het netwerk en ook van de recordbron van het formulier of gegevensblad. Het is daarom aan te bevelen om, zodra u records heeft bewerkt, het formulier te sluiten. Wanneer u het de volgende keer weer opent, wordt alle informatie gegarandeerd correct weergegeven.

Menu Recordsets

Het menu Recordsets is in hoofdzaak bedoeld om ingebouwde recordset functies te activeren voor de recordset. Maar meestal zijn er een paar extra functies beschikbaar.

Functie	Omschrijving
Voorbeeld
Etiketten	Daar waar het relevant is kunt u etiketten maken voor de geselecteerde records of een pagina etiketten van de huidige record. Zie Etiketten maken voor meer informatie.
Exporteren	Vanuit het submenu Exporteren kunt u naar andere Microsoft Office toepassingen de data in uw database exporteren. Het exporteren geldt voor de gehele recordset of voor de geselecteerde records. Zie Informatie delen met andere gebruikers van Microsoft Office toepassingen voor meer informatie.
Ingebouwde recordset functies	In het menu Recordsets kunt u diverse ingebouwde recordset functies toepassen door op een recordset functie te klikken. Aan de hand van de gekozen recordset functie wordt er een bestandsnaam in het geheugen geladen voor als u de recordset exporteert. Zie De kracht van gegevensbladen voor meer informatie.
Overige functies	Afhankelijk van de module kunnen in het menu Recordsets meerdere functies zijn ondergebracht.

Menu Opmaak

In het menu Opmaak kunt u de opmaak van gegevensbladen bepalen en kolommen blokkeren.

Opmerking

Cellen waarvan de opmaak door de berekening van bepaalde waarden door het programma wordt opgemaakt, kunt u niet zelf instellen.

Functie	Omschrijving
Voorbeeld
Standaard	Met deze opdracht stelt u de standaard opmaak van een gegevensblad in. Is ook in snelmenu's beschikbaar.
Lettertype, etc.	Hier kunt u het lettertype, het raster etc. instellen.
Kolommen blokkeren en opheffen	Hiermee kunt u kolommen blokkeren en de kolomblokkering opheffen.

Menu Extra

Het menu Extra is gereserveerd voor diverse extra voorzieningen. Vaak zijn dit opdrachten die zowel op meerdere locaties kunnen worden uitgevoerd. Ook vindt u in dit menu altijd de menuopdracht Opties.

Functie	Omschrijving
Voorbeeld
Incidentele e-mail	Hiermee kunt u een incidentele e-mail verzenden. Zie Mailings voor meer informatie.
Extra taken	In het menu Extra kunnen extra opdrachten voor de betreffende locatie zijn ondergebracht.
Windows toepassingen	Hiermee worden Windows toepassingen geactiveerd zoals Opbellen, Speciale tekens en de Rekenmachine.
Opties	Helemaal onderaan zijn (meestal) opdrachten beschikbaar om naar dialoogvensters te gaan waar u opties kunt instellen die betrekking hebben op de betreffende sectie. U kunt niet vanuit elke locatie alle opties instellen, omdat niet alle opties beschikbaar zijn in alle modules.

Menu Formulieren

Het menu Formulieren is hiervoor besproken. Zie paragraaf Naar het doel navigeren.

Functie	Omschrijving
Voorbeeld

Menu Ga naar

Via het menu Ga naar kunt u direct naar een bepaalde locatie gaan.

Functie	Omschrijving
Voorbeeld
Ga naar veld	Hiermee gaat u naar het veld (in het huidige formulier) dat u in de Keuzelijst met invoervak heeft gemaakt.
Deze (...) in (...)	Met de overige opdrachten kunt u direct naar een bepaalde record in een bepaald formulier gaan waar u die record kunt bewerken. De mogelijkheden zijn afhankelijk van op welke locatie u zich bevindt.

Menu PopUp info

Via het menu PopUp info kunt u snel, afhankelijk op welke locatie u zich bevindt, gerelateerde informatie opvragen. Zie PopUp vensters voor het direct opvragen van gerelateerde informatie voor meer informatie.

Functie	Omschrijving
Voorbeeld

Menu Help

Diverse vormen van hulp.

Functie	Omschrijving
Voorbeeld
Help	Als u deze opdracht kiest, dan wordt naar de Home Page van de Help gegaan. Het is echter raadzaam om op F1 te drukken, want dan wordt in veel gevallen de Help op de meest voor de hand liggende pagina geopend.
Technische ondersteuning	Hiermee krijgt u advies over welke vormen van ondersteuning mogelijk zijn.
Service Contract	Hiermee krijgt u informatie over het Service Contract.
Office Programs op het web	Hiermee gaat u naar onze website. Dit kan vooral makkelijk zijn om nieuwe producten te bekijken. Of misschien wilt u wel leren programmeren...
Productinfo	Hiermee krijgt u informatie over het versienummer van de applicatie en over welke optionele voorzieningen zijn geïnstalleerd.

Menu Rapport

Dit menu is beschikbaar wanner er een afdrukvoorbeeld van een rapport wordt weergegeven.

Functie	Omschrijving
Voorbeeld
Afdrukken	Hiermee drukt u het rapport af waarvan het afdrukvoorbeeld wordt gegeven.
Dialoogvenster Afdrukken	Hiermee haalt u het dialoogvenster Afdrukken op zodat u een printer kunt aanwijzen, het aantal afdrukken kunt opgeven etc.
Exporteren als Snapshot	U kunt elk gewenst afdrukvoorbeeld van een rapport als een snapshot exporteren zodat anderen het rapport met Snapshot Viewer kunnen bekijken en printen. U kunt het snaphot ook bewaren zodat u de informatie in het rapport altijd toegankelijk blijft. Kies de opdracht Exporteren als Snapshot van het afdrukvoorbeeld om het rapport als een snapshot op te slaan. Het snaphot wordt geëxporteerd naar de Exportlocatie. Wanneer een rapport wordt afgedrukt of wanneer er een afdrukvoorbeeld van wordt gegeven, wordt een tekenreeks opgebouwd en in het geheugen geladen. Als het rapport wordt geëxporteerd naar Snapshot Viewer, wordt deze tekenreeks gebruikt voor de bestandsnaam. Het eerste deel van de bestandsnaam is opgebouwd uit een herkenbaar gedeelte dat de aard van het rapport aangeeft. Indien dat nodig is, wordt dat deel gevolgd door de datum en de tijd.

Menu Beeld

Dit menu is beschikbaar wanner er een afdrukvoorbeeld van een rapport wordt weergegeven.

Functie	Omschrijving
Voorbeeld
In- en uitzoomen: (kiezen/invoeren)	Hiermee kunt u zelf een percentage van de grootte van het afdrukvoorbeeld opgeven.
In- en uitzoomen (vergrootglas)	Met het vergrootglas kunt u een bepaalde plek van het afdrukvoorbeeld vergroten en verkleinen.
Eén pagina	Hiermee geeft u één pagina tegelijk weer (standaard).
Twee pagina's	Hiermee geeft u twee pagina's tegelijk weer.

Waar wilt u informatie over?

Het algemeen gebruik van de toepassing