Een echte kenner doorziet de gebreken, maar voor u als leek, blijven die gebreken verborgen. Totdat u tegen tal van problemen aanloopt... Daarom hebben we op deze pagina een paar cruciale punten aangehaald waarop u dient te letten bij de aanschaf van een Microsoft Access database; tenminste, als u niet voor 'onaangekondigde verassingen' wilt komen te staan...
In deze tabel zijn een paar van de allerbelangrijkste aspecten opgenomen die van essentieel belang zijn bij de aanschaf van een Microsoft Access applicatie. Als u deze goed doorneemt, kunt u zich een hoop ellende besparen!
| Voorwaarde | Beschrijving |
|---|---|
| Gesplitste database | Om klanten adequaat te kunnen helpen, is het absoluut noodzakelijk dat de applicatie als een 'gesplitste database' wordt geleverd. De gesplitste database moet bestaan uit een BackEnd en een FrontEnd. Hierdoor kan een ontwikkelaar eventuele fouten snel herstellen en zijn klanten snel van een update voorzien. Als de applicatie niet als een gesplitste database wordt geleverd (hetgeen maar al te vaak gebeurt), is het leed niet te overzien! U zult dan uw volledige administratie moeten opsturen waardoor werkzaamheden stil komen te liggen. Ook zal de 'ontwikkelaar' geheid in tijdnood komen, omdat hij dan in de applicaties van alle klanten afzonderlijk wijzigingen moet gaan doorvoeren. Omdat updates dan eveneens allemaal afzonderlijk moeten worden aangepakt, zal er van het toezenden van updates wellicht ook niet veel terechtkomen. Op die manier zit er weinig vernieuwing in dergelijke applicaties. Op de pagina Wat is een BackEnd en een FrontEnd? vindt u meer informatie over dit uitermate belangrijk aspect. |
| Modulaire bouw en slimme indeling | Een ontwikkelaar dient modulair georiënteerd te werken. Dit houdt in dat hij veel onderdelen als formulieren, rapporten, programmacode etc., dusdanig ontwikkelt en indeelt, dat deze objecten kunnen worden hergebruikt voor meerdere applicaties en voor meerdere klanten. Wanneer de objecten goed zijn ingedeeld, hoeft de ontwikkelaar een object slechts op één centrale plaats bij te werken om alle klanten een nieuwe versie aan te bieden. Maar wanneer er geen spraken is van modulaire bouw en slimme indeling, dan krijgt de ontwikkelaar het erg druk, en zit u met de ellende. Om een indruk te krijgen hoeveel werk hiermee voor een ontwikkelaar gemoeid kan zijn, kunt u eens kijkje achter de schermen nemen. Hiervoor maken we even een uitstapje naar de sectie Ontwikkelaars van deze site, en wel naar de procedure EmailCheck waarmee in Office Programs applicaties e-mail adressen worden gecontroleerd. En dit is slechts één heel klein 'bouwsteentje' dat op een centrale plaats in een applicatie is verwerkt. Wellicht kunt u zich nu goed voorstellen hoeveel problemen een ontwikkelaar krijgt (dus ook u) wanneer een dergelijk object op vele plaatsen voorkomt en daarom op vele plaatsen aangepast moet worden indien nodig... En dan nog niet te spreken over de overige programmacode en andere objecten... Zie ook de pagina Mogelijkheden en deskundig advies. |
| Help | Een goede applicatie is voorzien van een duidelijke Help. Alle onderdelen van de applicatie moeten volledig en in detail zijn beschreven. Wanneer dit slecht of niet is gedaan, zijn gebruikers afhankelijk van de Helpdesk (voor zover dat dan uitkomst biedt). Een gebruiker moet op elk moment die informatie kunnen ophalen die nodig is. Dat werkt veel vlotter en veel beter. Het is belangrijk dat de schrijver van de Help zich heel goed de positie van de gebruiker kan voorstellen en er niet van uitgaat dat elke gebruiker bepaalde aspecten al voor een groot gedeelte al kent. Verder is het natuurlijk ook van groot belang dat de schrijver van de Help, het programma zelf door en door kent kent. Bij Office Programs is dat geen probleem, want daar is de ontwikkelaar van de applicatie, tevens de auteur van de Help... |
| Dienstverlening | Een ontwikkelaar moet een luisterend oor hebben voor zijn klanten en zo nu en dan contact met hen opnemen. Precies zoals het wel zo netjes is van een serveerster om zo nu en dan eens aan de tafel te komen vragen of het eten smaakt en of alles naar wens is. Dit geeft voor een belangrijk deel aan tot in hoeverre iemand achter zijn of haar werk staat. |
| Exporteren van gegevens | Data moet altijd uit een applicatie geëxporteerd kunnen worden zodat u de data mee kunt nemen als u overstapt naar ander software. Vaak is dit niet het geval waardoor gebruikers zich gebonden voelen (en dat dan min of meer ook zijn). |
| Onderhoudsvrij | In de applicatie moeten alle voorzieningen aanwezig zijn voor het noodzakelijke onderhoud zodat de gebruiker nooit afhankelijk is van de leverancier. Het belangrijkste is een voorziening waarmee het BackEnd kan worden gecomprimeerd.
De omvang van een databasebestand wordt groter doordat er meer en meer records worden toegevoegd voor klanten, facturen, producten, betalingen etc. Zelfs al zou een flink aantal van die records worden verwijderd, dan nog blijft het databasebestand groot omdat Access de ruimte van verwijderde records niet automatisch vrijgemaakt. Voor het vrijmaken van de schrijfruimte moet een databasebestand worden 'gecomprimeerd' waardoor de applicatie sneller zal werken. |
| Service contract | Hoewel de applicatie moet worden afgeleverd zoals bij Onderhoudsvrij is beschreven, moet u wel in de gelegenheid gesteld worden om een contract af te sluiten zodat u ervan verzekerd bent updates te zullen ontvangen. |
| Duidelijke taal | De leverancier moet in ruime mate informatie over het product verstrekken en hij moet duidelijke en heldere taal spreken. Zijn deze voorwaarden afwezig, dan kunt u zich achteraf nergens op beroepen. |
Nadat u de hierboven aangegeven informatie aandachtig heeft doorgenomen, zult u wellicht begrijpen dat er een aantal aspecten zijn waar u terdege rekening mee dient te houden bij de aanschaf van een Access database.
Staart u zich ook niet nooit blind op de de auto van de verkoper, gelikte folders, mooie web sites etc. Dat zijn niet de middelen waarmee u uw doel moet bereiken. Een renpaard wint een wedstrijd door het hardst te lopen, maar niet vanwege de mooie naam die het paard heeft gekregen. Concentreer uzelf liever op de kern van zaken: de kwaliteit van de software. Want zichzelf 'Professional' noemen, dat kan iedereen...
Het is voor mensen vaak moeilijk om vertrouwen te hebben in een bedrijf, louter omdat het bedrijf klein is, zoals Office Programs. Maar kwaliteit en betrouwbaarheid zit beslist niet in de grootte van het bedrijf. Ook geeft de grootte van een bedrijf helemaal geen garantie dat er niet langs elkaar heen gewerkt wordt en dat werknemers allemaal dusdanig gemotiveerd zijn alsof het hun eigen bedrijf is waarvoor ze werken. Voor een klein bedrijf als Office Programs ligt dat heel wat anders. En voor wat betreft het voortbestaan... een middelgroot bedrijf is veel kwetsbaarder dan een klein bedrijf omdat een middelgroot bedrijf veel meer kosten heeft...