Autofactureren vanuit het Mandagenregister
Uren die in het Mandagenregister zijn geregistreerd kunnen vol automatisch worden gefactureerd. Daarnaast zijn er diverse mogelijkheden om dat te laten plaatsvinden. Facturen worden zonder moeite en gegarandeerd foutloos gemaakt.
Dit is een goed voorbeeld van hoe bepaalde taken geautomatiseerd en veel efficiënter gemaakt kunnen worden. Alweer een goede reden om voor Office Programs te kiezen!
Hieronder een voorbeeld van een dialoogvenster in een Office Programs Access applicatie waarmee de uren die geregistreerd zijn in het Mandagenregister, geheel automatisch worden gefactureerd. De gebruiker wordt hierbij een flink aantal mogelijkheden aangeboden zodat de facturering op verschillende manieren kan plaatsvinden.
Wat willen we u op deze pagina vooral tonen?
- Dat geautomatiseerde processen u gigantisch veel tijd zullen besparen.
- Dat u uw werk altijd en met het grootste gemak feilloos zult verrichten wanneer u uw opdrachten door een geautomatiseerd proces laat uitvoeren. Een geautomatiseerd proces is namelijk door en door getest. Omdat het resultaat ervan goed bevonden is, zal dat bij herhaling van dat proces altijd hetzelfde resultaat hebben.
Hoe belangrijk bovenstaande is, daarover leest u meer op de pagina Geen onderhoudskosten voor een Office Programs Access applicatie.
Een beknopte toelichting op dit dialoogvenster
Klik op afbeelding voor groter exemplaar
- Alleen de eerste keer is het nodig dat u uw wensen opgeeft.
- U selecteert het project waarvoor u de geregistreerde uren wilt factureren. De uren die nog niet gefactureerd zijn verschijnen in de lijst. (Aan een project is een klant gekoppeld, dus is ook bekend voor welke klant de factuur moet worden aangemaakt.)
- Omdat binnen een project afzonderlijke orders kunnen worden aangemaakt en daarop de uren kunnen worden geregistreerd, kunt u een OrderID binnen dat project kiezen waarvan u de uren wilt factureren.
- De VasteBTWcode kan worden aangehouden. Bij de klantgegevens kan namelijk een vaste BTW code worden opgegeven. Dat is bijvoorbeeld handig als u diensten/producten voor iemand levert onder de afspraak BTW verlegd of voor een klant die in het buitenland woont (binnen of buiten de EU). Op deze manier heeft u daar helemaal geen omkijken meer naar.
- Klanten kunnen globale kortingen hebben of kortingen op bepaalde producten. Deze kortingen kunnen worden aangehouden.
- In het vak Nieuwe factuur maken kan worden gekozen of er een nieuwe factuur moet worden aangemaakt. Zo niet, dan kan gekozen worden om de uren aan een bestaande factuur (die gekoppeld is aan dat project) toe te voegen.
- Voor het verwerken van de uren (hoe ze in de factuur worden
weergegeven en wat de prijs is) zijn er verscheidene opties mogelijk:
- In dit voorbeeld is gekozen voor het Uursoort dat in het mandagenregister is geregistreerd (bijvoorbeeld Uren directie, Uren uitvoerder, Uren grondwerker). De prijs moet worden aangehouden van dat desbetreffende product (uursoorten zijn ook producten).
- Een andere optie is, dat het standaardproduct voor uren wordt gebruikt met het daarbij behorende tarief, of, en dat is weer een andere optie, het tarief dat bij een project is opgegeven...
- De items (uren in dit geval) kunnen, voordat ze in de factuur worden verwerkt, gegroepeerd worden. Dat houdt in dat ze per groep getotaliseerd worden. Het groeperen gebeurt a.d.h.v. wat er bij het product wordt geregistreerd: elke omschrijving die verschillend is vormt een groep.
- Indien de uren op een order zijn geregistreerd, kan het OrderID (verwijzing naar de order) bij het item in de factuur worden vermeld.
- Indien gewenst kunnen pandgegevens per item in de factuur worden vermeld.
- In de lijst op het dialoogvenster, worden de uren gesorteerd weergegeven. Zo kan gemakkelijk worden bepaald tot welke datum de uren moeten worden gefactureerd.
- Na het aanmaken kan de factuur meteen worden afgedrukt, of worden geopend (voor het geval er nog iets extra's aan moet gebeuren). U kunt ook gewoon op dezelfde locatie blijven en een volgend project kiezen om te factureren.
- Wanneer het dialoogvenster wordt gesloten, worden de gekozen instellingen opgeslagen zodat ze de volgende keer automatisch voor u worden ingesteld.
Zie ook...
