Formulier Facturen
Iedereen kan met het grootste gemak en foutloos een factuur maken in een Office Programs Access applicatie...
Deze pagina geeft een goed voorbeeld van minimale invoer, van het correct onderscheppen van fouten en van ongelimiteerde mogelijkheden. Slimme technology die u alwéér voldoende zekerheid geeft waarom u met Office Programs helemaal gebeiteld zit!
Hieronder een voorbeeld van een formulier in een Office Programs Access applicatie waarmee facturen kunnen worden gemaakt. De producten oftewel de factuurelementen, bewerkt u in het subformulier. Via het formulier Facturen zijn er nog meer mogelijkheden beschikbaar zoals het aanmaken van factuuromschrijvingen, factuurmemo's, het afdrukken van facturen etc. Vanuit het Facturen gegevensblad zijn er meer extra functies beschikbaar.
Wat willen we u op deze pagina vooral tonen?
- Dat de invoer van data in een Office Programs Access applicatie door slimme technology altijd tot een minimum wordt geminimaliseerd.
- Dat daardoor fouten worden voorkomen.
- Dat bovenstaande het gebruiksgemak vergroot.
Een beknopte toelichting op dit formulier
Klik op afbeelding voor groter exemplaar
- De volgende beschrijving is louter gebaseerd op het gebruiksvriendelijk
en foutloos aanmaken van een factuur. Dus niet van alle mogelijkheden en
geen uitgebreide toelichting. Dat staat wel gedetailleerd in de Help
beschreven.
Dit teken (
) duidt erop dat uitsluitend
deze handeling verricht moet worden.
- Klik op Toevoegen of druk op Insert.
- In het vak Van kunt
u een eigen bedrijf aanwijzen die de factuur aanmaakt. In deze applicatie
kan de administratie namelijk voor meerdere (eigen) bedrijven worden gevoerd.
- In het vak Aan kiest
u (op een handige sorteernaam) een klant aan wie de factuur gericht is.
De Klantnaam, Het KlantID en de Woonplaats van de klant worden op het scherm
weergegeven. De standaard verzendgegevens van de klant worden automatisch
ingevuld, maar deze kunnen ook worden aangepast.
- Eventueel vult u het veld BonNr in. Dat kan als referentie op de factuur vermeld worden.
- Hebt u te maken met het loonkostenbestanddeel, dan is het veld PercentageLB erg interessant. Dit is het percentage dat zal worden berekend over het loonkostenbestanddeel, dus alleen over de producten (de diensten dus) in de factuur die daarvoor in aanmerking komen. Wanneer dit veld een waarde hoger dan 0 heeft, wordt er geheel automatisch een specificatie op de factuur weergegeven. De informatie betreffende de G-rekening verschijnt dan ook automatisch op de factuur. Beide soorten informatie verschijnen alleen indien van toepassing, dus wanneer het veld PercentageLB een waarde heeft van > 0. Bij de Opties kunt u een standaardwaarde voor dit veld instellen dat gebruikt wordt voor elke nieuw te maken factuur.
- De Factuurdatum wordt automatisch op de systeemdatum ingesteld.
- De Vervaldatum wordt ingesteld op (factuurdatum + aantal dagen). Bij de Opties kunt u hiervoor een standaardwaarde instellen. Tegelijkertijd bent u helemaal vrij om van deze standaardwaarde af te wijken; per factuur kan dat worden gewijzigd.
- Het FactuurNr wordt automatisch toegewezen. Omdat er voor meerdere eigen bedrijven de administratie kan worden gevoerd, moet de administratie wel worden opgesplitst. In dit voorbeeld gebeurt dat door een 1 voor het getal 5566 te plaatsen. Het bedrijf dat de factuur aanmaakt, heeft in dit voorbeeld het BedrijfID 1. Het feitelijke factuurnummer is in dit geval dan 1-5566. Voor elk eigen bedrijf dat een factuur aanmaakt, worden de nummers als afzonderlijke reeksen opgenummerd.
- Optioneel kunt u een Bijlage koppelen.
- Optioneel kan de factuur aan een Project worden gekoppeld.
- De Taal wordt automatisch ingesteld. Bij de Opties kunt u hiervoor een standaardwaarde instellen. Dat kan Nederlands, Engels, Frans of Duits zijn. De labels in de factuur zoals factuur, Verzendgegevens, BTW etc., worden dan in die taal weergegeven. Ook de productnamen...
- Het laatste veld voor de factuurgegevens is de FactuurOmschrijving. Dat is een korte omschrijving waaraan de factuur in overzichten snel herkend kan worden. Bij de Opties kunt u hiervoor een standaardwaarde instellen. U kunt zoveel factuuromschrijvingen definiëren als u wilt.
- In het subformulier voert
u de producten/diensten in, wijzigt u eventueel de standaardwaarde voor
aantal
en wijzigt u eventueel de standaardprijs.
- De algemene tekst voor elke factuur zoals 'Geachte relatie, hierbij doen wij de factuur toekomen van de door ons geleverde producten/diensten bla bla bla ...', wordt automatisch op de factuur weergegeven. U zou het niet moeten willen om telkens een verhaal te gaan schrijven (veel mensen doen dat....). De standaardtekst kunt u natuurlijk zelf instellen/aanpassen bij de Opties.
- Indien de factuur een Creditnota betreft, schakelt u het vakje CN in. In dat geval wordt de lay-out automatisch aangepast. Ook verschijnt de standaardtekst voor een creditnota.
- Indien gewenst kunt u automatisch een vooraf gedefinieerd factuurmemo op de factuur laten verschijnen. U kunt er ook handmatig een kiezen. Factuurmemo's kunt u gemakkelijk en ongelimiteerd maken.
De tekens in de opsomming hierboven
zijn het minimum aantal handelingen die u moet verrichten. (Jeetje, ik tel
er niet zoveel...) En voor wat de mogelijkheden betreft, daarvan is hier slechts
een fractie beschreven...
Hoewel het hier niet de bedoeling is te ver uit te weiden over de mogelijkheden, is het misschien toch interessant om te kijken welke mogelijkheden er zijn voor het instellen van de lay-out.
En voor alle te bedenken omstandigheden waarvoor facturen moeten worden gemaakt, kan dat ook volledig automatisch. Zie voor een voorbeeld de pagina Autofactureren vanuit het Mandagenregister.
Fouten voorkomen
- Natuurlijk wordt altijd gecontroleerd of velden correct zijn ingevuld. Of u nu Ctrl+F4 gebruikt om een formulier te sluiten, op het kruisje rechtsboven op het formulier klikt, of de toepassing zelf op welke manier dan ook afsluit. Ik heb essentiële databases gezien (zelfs van gemeenten), waarbij de juiste onderschepping ver te zoeken was, met alle gevolgen van dien!
- Wanneer de factuurgegevens (in dit voorbeeld de velden in het hoofdformulier, zoals Factuurdatum, Vervaldatum, FactuurOmschrijving etc.) zijn ingevuld en u naar het subformulier gaat, wordt het hoofdformulier automatisch opgeslagen. Het is dan niet meer mogelijk om in het vak Van een eigen bedrijf en/of in het vak Aan een andere klant te kiezen. Zou dat wel kunnen, dan wordt de factuur aan een ander eigen bedrijf of aan een andere klant toegewezen... In Access applicaties wordt vaak geen rekening gehouden met dergelijke zaken waardoor gebruikers onherroepelijk fouten zullen gaan maken.
- Verandert u de factuurdatum (wat niet verstandig is), dan wordt de vervaldatum opnieuw ingesteld. Verandert u de vervaldatum en u zou die per abuis vóór de factuurdatum instellen, dan wordt u daar natuurlijk op geattendeerd. De vervaldatum moet na de factuurdatum vallen.
- De BTW code voor elk ingevoerd product in de factuur, wordt op verschillende
manieren bepaald:
- De BTW code die bij het gekozen product standaard is ingesteld.
- De BTW code die voor de klant is ingesteld. Bij de klantgegevens kan namelijk een vaste BTW code worden opgegeven. Dat is bijvoorbeeld handig als u diensten/producten voor iemand levert onder de afspraak BTW verlegd of voor een klant die in het buitenland woont (binnen of buiten de EU). Op deze manier heeft u daar helemaal geen omkijken meer naar.
- En stel, dat een gebruiker per abuis een klant (Bibliotheek de Boekenwurm) uit de database wil verwijderen terwijl er een factuur van Bibliotheek de Boekenwurm in de database aanwezig is, dan wordt uw administratie beschermd tegen verlies van data...
Zo ziet u dat de meeste zaken automatisch kunnen worden ingevuld, en dat dat een groot gebruiksgemak oplevert. Tenslotte wordt alle invoer op correcte wijze gecontroleerd. Een kind kan dan misschien wel de was kunnen doen, maar het kan ook foutloos en heeeeeeel gemakkelijk een factuur maken!
Aan dit factureringssysteem is ook een volledig automatisch herinnering- en aanmaningsysteem gekoppeld.
Zie ook...
- De pagina Geen onderhoudskosten voor een Office Programs Access applicatie.
- De pagina Handige dialoogvensters.
- De pagina Autofactureren vanuit het Mandagenregister.
