De Access specialist

Microsoft Access is een voortreffelijke relationele database, een uitstekende rekenaar en automatiseerder van vele taken. Echter, voor de gemiddelde experts te gecompliceerd om op verantwoorde wijze de administratieve motor van uw bedrijf te beheren.

En wanneer da capaciteit van Access niet meer voldoet, helpen we u gewoon overstappen naar SQL Server.

Laat Access het allemaal aansturen

Dankzij de programmering met VBA (Visual Basic for Applications) kunnen de bekende Microsoft Office pakketten naadloos met elkaar worden geïntegreerd. Zo kan Access bijvoorbeeld Outlook aansturen om e-mails te versturen en Word de opdracht geven om brieven te verzenden.

Wat is een BackEnd en een FrontEnd?

Op deze pagina wordt uitgelegd waarom u altijd kunt doorwerken met uw administratie en er nooit oponthoud is. Zelfs wanneer uw database verder moet worden uitgebreid of voor een andere reden moet worden aangepast.

Verder zal het u duidelijk worden dat u met meerdere gebruikers tegelijkertijd in de administratie kunt werken.

Een gesplitste database

De databases die Office Programs ontwikkelt worden a.h.w. 'gesplitst' in een BackEnd en een FrontEnd (een 'achterstuk' en een 'voorstuk'). In het BackEnd worden de tabellen geplaatst met de gegevens en de informatie. Zodra u bijvoorbeeld wijzigingen in een adres aanbrengt, is het BackEnd gewijzigd. De informatie in het BackEnd is dus uw persoonlijke informatie. U moet er voor zorgen dat u altijd een kopie van dit bestand heeft.

Het BackEnd en FrontEnd principe van een Access applicatie.

Het FrontEnd bevat de formulieren waarmee u gegevens invoert, de rapporten, de modules etc. Alles wat u nodig hebt om in de database te kunnen werken, wordt in het FrontEnd ondergebracht. Het FrontEnd kan gezien worden als de 'schil' van de database.

Makkelijk in onderhoud

Software moet zonder problemen kunnen worden bijgewerkt en uitgebreid. Met een update wordt niet het BackEnd vervangen omdat daarin uw persoonlijke administratie in opgeslagen is. Daarom is het BackEnd het bestand met uw persoonlijke informatie. Mochten er ook wijzigingen in het BackEnd moeten worden uitgevoerd (zoals het toevoegen van tabellen en velden) dan zal dat ongemerkt en volledig automatisch vanuit het FrontEnd gebeuren.

Wanneer u een nieuw FrontEnd ontvangt en het programma opstart, wordt u gevraagd om uw persoonlijke BackEnd aan te wijzen. De koppelingen naar het BackEnd worden dan automatisch opnieuw ingesteld.

Waarschuwing voor niet gesplitste databases

In de praktijk gebeurt het maar al te vaak dat de leverancier van een Access database niet het BackEnd - FrontEnd principe heeft toegepast, met alle gevolgen van dien. Voor de duidelijkheid: er is dan geen sprake van een gesplitste database. Wanneer in die situatie bijvoorbeeld een fout in het programma zit, of de database moet worden uitgebreid, dan heeft dit de volgende vervelende consequenties:

Omdat ook uw data in de niet gesplitste database is ondergebracht, kunt u niet verder werken omdat u dan de gehele applicatie moet inleveren voor reparatie of update. De administratieve motor van uw bedrijf komt daarbij dus stil te liggen.
De leverancier krijgt handenvol werk, omdat hij van alle klanten afzonderlijk de fout(en) uit hun afzonderlijke applicaties moet herstellen of andere aanpassingen moet doorvoeren.

In tegenstelling tot dit gepruts, zijn het herstellen van fouten, het doorvoeren van verbeteringen en uitbreidingen, met een gesplitste database op een eenvoudige wijze door te voeren. U hoeft uw administratie daarvoor niet in te leveren en u kunt altijd gewoon doorgaan met uw werk. Aan een Office Programs Access applicatie heeft u dus een optimaal functionerende database in huis. Kortom: geen gepruts, maar professioneel vakwerk!

Multi-use

Het BackEnd - FrontEnd principe leent zich ook uitstekend voor een multi-use omgeving (meerdere gebruikers). Voor elke gebruiker wordt er een kopie van het FrontEnd op het systeem geplaatst en aan het BackEnd gekoppeld. Op deze manier heeft iedere gebruiker toegang tot de administratie.