Wat is een relationele database?
Op deze pagina wordt uitgelegd wat een relationele database is, hoe belangrijk die is voor een efficiënte bedrijfsvoering, en hoe u daarmee veel geld en tijd kunt besparen.
Een handmatige bedrijfsvoering
Een database is een verzameling van gegevens over een bepaald onderwerp of met een bepaald doel, zoals het bijhouden van klantorders. Als uw database niet in een computer is opgeslagen of als de database slechts gedeeltelijk is opgeslagen, moet u de gegevens in verschillende en verscheidene bronnen bijhouden en alles zelf coördineren en organiseren.
Wanneer het telefoonnummer van een leverancier verandert, moet dit worden bijgewerkt in een kaartenbak en op een aantal productlijsten. Adressen van klanten moeten worden gewijzigd in een verzendlijst, productinformatie in een dossierkast, etc. etc.
Gerelateerde gegevens van klanten, producten of orders kunnen zich op vele plaatsen binnen een bedrijf bevinden en de administratie kan al snel onoverzichtelijk, zo niet chaotisch worden, als er niet continu aan gewerkt wordt om het geheel onder controle te houden. Hoge kosten, een stroef lopend geheel en een onprofessioneel overkomen naar de klanten, zijn dan het resultaat.
Een geautomatiseerde bedrijfsvoering
In een goed 'genormaliseerde' database worden gegevens slechts één keer opgeslagen. De gegevens zijn onderling gerelateerd (gekoppeld): aan een klant zijn bijvoorbeeld meerdere facturen gekoppeld. In elke factuur zijn producten/diensten opgenomen die weer specifieke gegevens (voor die klant) bevatten zoals de BTW, het aantal, de prijs etc. Aan de facturen zijn gegevens gekoppeld die betrekking hebben op de betaaldatum, het reeds betaalde bedrag, hoe de betaling heeft plaatsgevonden of wanneer er voor die betreffende factuur een herinnering of een aanmaning is verzonden. Een klantnaam kan bijvoorbeeld worden weergegeven in een overzicht van openstaande posten of in omzet rapporten.
Gerelateerde informatie ophalen
Al deze gegevens zijn in een goed functionerend programma met een paar klikken eenvoudig op te halen, bijvoorbeeld via PopUp vensters. Verder moet u direct overzicht kunnen hebben van alle gerelateerde gegevens. Rapporten met diverse gerelateerde data moeten zonder moeite uit de printer komen rollen.
Verdere automatisering
Naast het ophalen van informatie kunt u in een Office Programs Access applicatie op een zeer gebruiksvriendelijke wijze informatie invoeren en bewerken. In sommige gevallen gebeurt dat record voor record, maar er kunnen ook procedures worden ontwikkeld waarmee dat met duizenden records tegelijk gebeurt.
Uw administratie zal een krachtige motor voor uw bedrijf zijn. Er is bijna geen taak die Access niet aankan. Het is een krachtige rekenaar en een grootmeester in het organiseren van gegevens. Maar natuurlijk alleen indien uw Access applicatie op een professionele manier wordt ontwikkeld...
