Semi-module BasicOrders

Inleiding

Orders efficiënt beheren? Dan is BasicOrders een goede start! BasicOrders beschikt al over een breed scala aan krachtige en praktische functionaliteiten. Hiermee is de 'Basic' al voor u gelegd. En mocht u toch iets extra's nodig hebben of werkt het bij u toch net wat anders? Dan zijn er volop mogelijkheden om BasicOrders naar uw behoefte aan te passen en uit te breiden zodat het woord 'Basic' eraf kan! Zo groeit voor u een ERP systeem dat aan al uw wensen zal voldoen.

BasicOrders is een semi-module (bijna een standaardmodule). Dit houdt in dat we binnen de module zelf, elk gewenst maatwerk kunnen aanbrengen. M.a.w.: een voor geprogrammeerd stuk software waarbinnen we de flexibiliteit hebben om het naar wens aan te passen. Met geweldige kant en klare blauwdrukken!

Extra voordelig is dat BasicOrders gebruik maakt van geïmplementeerde (standaard) modules zoals een factureringsmodule, een klantenbeheersysteem (CRM), vreemde valuta etc. Binnen deze modules hoeven we niks te wijzigen. Die zijn gewoon compleet. Ze werken hoofdzakelijk op de achtergrond.

  • Fig. 1: Geeft een indruk van de functionaliteiten én de mogelijkheden tot aanpassing binnen en rondom de semi-module.
  • Fig. 2: Het dialoogvenster Opties van BasicOrders. Elke sectie van een Office Programs Access applicatie over zo'n dialoogvenster.
  • Fig. 3: Het formulier Orders. Dit is de locatie waar u alle belangrijke taken kunt uitvoeren.
  • Fig. 4: De Sectie Orders. De overige tabbladen zijn geïmplementeerde modules waar BasicOrders gebruik van maakt.
    Tip Deze sectie — die het originele modulaire gedeelte is — kan worden verlengd met maatwerk opdrachten. Wordt het originele deel doorontwikkeld, dan blijft u daar van profiteren. Bij standaardmenu's die al krachtige opdrachten bevatten, werkt dat hetzelfde: ze kunnen worden 'verlengd zoals een vrouw voor een leuk haarstukje kiest'. En zoals u ziet, worden sommige zaken ook optioneel aangeboden.
  • Fig. 5: Hetzelfde voor de Sectie Facturering. Hier hoeft u zeer zelden naar toe. Alleen om bijvoorbeeld een incidentele factuur te maken (want dat moet wel kunnen).

Fig. 1

BasicOrders - Dé basis voor uw maatwerk

Fig. 2

Dialoogvenster Opties BasicOrders in Access

Fig. 3

Het formulier Orders van BasicOrders in Access

Fig. 4

Access UI: verz-500-tabbso

Fig. 5

Access UI: verz-500-tabfacturering

Bekijk de rubrieken hieronder voor een beknopte opsomming. Heeft u vragen, neem dan gerust even contact op.

Orders

Algemeen

Het is erg belangrijk dat een order wordt gebruikt als een soort van dossier, een centraal punt waar vanuit alle order gerelateerde zaken kunnen worden gemanaged en geautomatiseerd. De order vormt de basis voor de offerte, orderbevestiging, de factuur, de verkoop en inkoop, de voorraad, etc. etc. Zaken dus maar éénmaal invoeren. En ongelooflijk supersnel (een video wordt nog geplaatst).

Prettig, foutloos, gebruiksvriendelijk en razendsnel werken; dat is wat we efficiëntie noemen.

BasicOrders - Dé basis voor uw maatwerk

Elke Office Programs Access applicatie zit bomvol schitterende en praktische functionaliteiten. Veel te veel om hier op te sommen. Het is daarom handig om alvast een paar pagina's in een afzonderlijk venster te openen.

Orderbewaking

Een perfecte orderbewaking omvat 'kortgezegd' de volgende aspecten waarbij Status en SoortOrder een vooraanstaande rol spelen. Dit zijn niet zomaar velden die louter iets aangeven en verder geen functie hebben. Want dan zou het geen orderbewaking zijn, nietwaar?

  • De Status zorgt ervoor dat er een correcte data flow wordt afgedwongen (dat orders door de verplichte fasen gaan).
  • A.d.h.v. de Status en het SoortOrder (verkoop of inkoop) wordt de invoer en bewerkingen van orders gecontroleerd en in banen geleid. Want onder elke Status en SoortOrder is de situatie weer anders. Voor wat betreft de gebruiksvrienlijkheid gaat dit zelfs tot en met het dynamisch instellen van de tabstop (zodat gebruiker bij de invoer niet doelloos door alle velden heen hoeft).
  • Met fantastische overzichten — waarbij de Status en het SoortOrder beide een cruciale rol hebben — heeft u inzicht en controle op alle orders, orderregels, voorraad en planning. De Office Programs recordsetfuncties die de overzichten instellen op dynamische SQL, maken elk overzicht tot ware krachtpatsers!

Tip Via de home page kunt u video's bekijken van een applicatie die ook BasicOrders als basis had.

Verkoop en Inkoop

Maak een verkoop- of inkoop order in het formulier Orders (screenshot).

  • Deze orders kunt u volledig automatisch factureren.
  • Ze komen dan als verkoop- of inkoop factuur in het factureringssysteem terecht.
  • Alle facturen — zowel inkoop- als verkoop facturen — kunnen worden geëxporteerd zodat ze in een boekhoudpakket kunnen worden geïmporteerd.
  • Een order wordt ook gebruikt om de voorraad bij te werken waarbij steeds rekening wordt gehouden met de SoortOrder.

Order documenten

Voor zowel inkoop als verkoop zijn er enkele documenten nodig. Via het menu Order documenten (direct beschikbaar in het formulier Orders (screenshot)) wordt een dialoogvenster geopend waarmee u documenten snel kunt e-mailen, direct aan de order koppelen etc. Order documenten zijn gebaseerd op de huidige order in het formulier Orders. Een actie kan daarom nooit op de verkeerde order worden uitgevoerd.

De volgende documenten zijn standaard inbegrepen:

  • Offerte
  • Orderbevestiging
  • Opleveringsbon
  • Pakbon
  • Aanvraag

U beschikt over fantastische e-mail mogelijkheden waarbij alles automatisch wordt geregeld. De ontvanger wordt persoonlijk aangeschreven. En dat alles zonder ook maar één letter te typen…

Tip Heeft u meer en/of andere order gerichte documenten nodig? Dan regelen we dat!

Meer op pagina Voorbeelden, rubrieken:

  • PDF's maken en met persoonlijk gericht e-mail verzenden
  • Taal gerelateerde documenten

Financiële documenten

Heeft u al die geweldige techniek bekeken hoe we dynamisch met briefpapier omgaan?

Dialoogvenster Financiële documenten in Access

Meer op pagina Basiscomponenten, rubriek:

  • Financiële documenten

Voorraadbeheer

Optioneel

Voorraad wordt gezien als een toekomstige debiteur. Hoe beter het inzicht in de voorraad en benodigde grondstoffen, hoe hoger het rendement. Goed inzicht in de voorraad is dus een essentiële factor. U heeft de mogelijkheid om de voorraad op een korte periode (zelfs één dag) af te stemmen. Dit is erg belangrijk, want hoe minder lang u grondstoffen in voorraad heeft, hoe hoger het rendement zal zijn.

Opmerking Binnen BasicOrders kunnen verschillende voorraadbeheer systemen worden geïmplementeerd. Natuurlijk is een standaardsysteem al aanwezig. Mocht de applicatie dermate moeten worden aangepast dat er een ander voorraadbeheer systeem nodig is, dan is dat mogelijk.

Planning en Voorraad

Met het Planning en voorraad gegevensblad heeft u een zeer krachtig instrument in handen waarmee u op verschillende dimensies direct inzicht krijgt op wat nodig is, wat de voorraad is en of er een overschot of een tekort is.

Op het dialoogvenster Planning en voorraad instellingen kunt u o.a. het soort overzicht en periode kiezen en diverse andere instellingen maken. Vervolgens worden a.d.h.v. uw instellingen op het dialoogvenster, de kolommen in het Planning en voorraad gegevensblad weergegeven die van toepassing zijn. Het aantal kolommen en welke kolommen is belangrijk, omdat data gegroepeerd moet worden weergegeven vanwege de berekeningen.

Standaard zijn er drie overzichten, met minstens de kolommen BenodigdAantal - Voorraad - Overschot:

  • Totalen per product
  • Totalen per LeverDatum en product
  • Totalen per Order en product

Voorraad doorboeken

Via het dialoogvenster Voorraad doorboeken werkt u de voorraad eenvoudig met één klik collectief bij, op elk gewenst moment. Want hoe sneller u de voorraad door boekt, hoe beter uw inzicht in de voorraad. Achter de schermen zijn de zaken zo geregeld dat u niets fout kunt doen.

AutoFactureren

Optioneel

Via het dialoogvenster AutoOrderData factureert u eenvoudig de order. Of het nu een verkoop- of inkoop order is. Betreft het een verkoop factuur, dan kunt u die — indien gewenst — direct per e-mail verzenden. Een inkoop factuur kan natuurlijk nooit naar een klant worden verzonden .

  • Automatisch, zonder ook maar iets in te voeren.
  • Dynamische mogelijkheden voor de factuuromschrijving en factuurmemo.
  • U kunt de order in z'n geheel AutoFactureren of slechts een bepaald percentage. Zo vaak u wilt.
  • Nadat de factuur is aangemaakt wordt de factuur automatisch aan de order gekoppeld. Deze verschijnt in het subformulier Deelfacturen.
  • In het subformulier Deelfacturen kunt u ook handmatig facturen koppelen.
  • Via het subformulier Deelfacturen kunt u direct naar de factuur in formulier Facturen (van de module Facturering).

Opmerking Hoewel u het zelden zal doen, kunt u natuurlijk ook incidenteel en handmatig facturen maken (denk bijvoorbeeld aan een credit nota). Dit doet u in module Facturering.

Opmerking Omdat de structuur voor uw systeem mischien anders kan zijn, kan binnen BasicOrders verschillende systemen van AutoFactureren worden geïmplementeerd. Data van een order kan namelijk op verschillende manieren moeten worden verzameld tijdens het AutoFactureren. Mocht de applicatie dermate moeten worden aangepast dat er een ander AutoFactureer systeem nodig is, dan bewegen we gewoon mee. Zoals een blaadje in de wind...

Magazijn

Een order kan middels de MagazijnStatus in het magazijn gezet worden, maar is niet verplicht. In het formulier Magazijn kunnen medewerkers delen van de orderregels zien.

Per orderregel is er een MORStatus (Magazijn Orderregel Status) die kan worden ingesteld om de order af te werken. Wanneer alle orderregels in het magazijn verwerkt zijn, wordt de MagazijnStatus op Klaar gezet en weten anderen dat de order gereed is om opgehaald of verzonden kan worden. Of, dat materialen aanwezig zijn om naar een klus te gaan. Een beetje creatief inzicht doet soms wonderen, nietwaar?

Inlogsysteem

Optioneel

Met het unieke Inlogsysteem definieert u welke objecten u aan welke groepen mensen wilt koppelen en trekt u een scheidslijn door uw applicatie.

Inlogobjecten toekennen in Access

Meer op pagina Basiscomponenten, rubriek:

  • Inlogsysteem

Talen

Optioneel

Een order kan worden ingesteld op NED of ENG. De gerelateerde documenten die eruit voortvloeien nemen dezelfde taal over. En in sommige gevallen kunt u voor het gerelateerde document naar wens de taal kiezen. Zelfs voor de taal van het e-mail bericht...

Talen heeft betrekking op labels en inhoudelijke tekst op documenten. Op een factuur bijvoorbeeld, kan een label Factuur of Invoice worden weergegeven, afhankelijk van de ingestelde taal voor die factuur. Ook kunnen — afhankelijk van uw instellingen — inhoudelijke teksten worden toegepast in zowel Nederlands als Engels. Denk hierbij aan een aanhef (een standaardtekst) voor een offerte of factuur, voor het offertememo en factuurmemo.

Tot en met het e-mailen: "De taal van een document heeft ook betrekking op het e-maill bericht. De ontvanger wordt niet alleen persoonlijk aangesproken, maar ook in zijn/haar taal." Ook de e-mail handtekening van de werknemer wordt in de bijbehorende taal weergegeven. Indien gewenst natuurlijk, want u kunt ook een algemene handtekening laten weergeven.

Meer op pagina Voorbeelden, rubrieken:

  • PDF's maken en met persoonlijk gericht e-mail verzenden
  • Taal gerelateerde documenten

Vreemde valuta

Optioneel

Heeft u in uw bedrijfsadministratie te maken met vreemde valuta? In elke Office Programs Access applicatie wordt dit feilloos voor u geregeld.

Meer op pagina Basiscomponenten, rubriek:

  • Vreemde valuta

Sectie Facturering

BasicOrders maakt gebruik van module Facturering (screenshot) die als een sectie is ingevoegd. Van daaruit kunt u doorklikken naar meer geïmplementeerde modules zoals een klantenbeheer systeem (CRM), Vreemde valuta etc.

Voor informatie, zie de pagina Module Facturering.

Overige info

Benodigde software

Het programma draait op Microsoft Access en altijd onder de nieuwste versie. Access is beschikbaar in het Microsoft Office pakket, voor zowel bedrijven als particulieren. U kunt een bepaalde Office versie kopen (2016, 2019 etc.), maar het beste kunt u kiezen voor Office 365.

Waarom Office 365?

Het grote voordeel is dat u met Office 365 altijd over de nieuwste Office versie beschikt. Verder beschikt Office 365 over dezelfde functionaliteiten als de andere uitvoeringen. Het verschil met het gewone Office pakket is, dat met Office 365, bestanden ook online beschikbaar zijn omdat ze via een browser kunnen worden benaderd. Dat geldt overigens niet voor Access, maar dat is ook niet nodig. Op de pagina Basiscomponenten > Geschikt voor multi-users leest u er meer over.

In Office 365 zijn er verschillende smaken. Ga naar https://products.office.com/nl-nl/business/office voor meer informatie of zoek op Office 365 voor bedrijven. Heeft u meer informatie nodig over het Office 365 abonnement, neemt u dan contact op met Microsoft.

Hulp nodig bij het installeren van Office 365?

Als u hulp nodig heeft bij het installeren van Office 365, kan Office Programs dat tegen betaling voor u uitvoeren. Maak hiervoor wel een afspraak.