Voorbeelden

Inleiding

Tip Bekijk via de zwarte knoppen (zoals hieronder of via het menu) zeker ook o.a. de pagina Basiscomponenten.

En heel belangrijk: Waarom is Office Programs uniek in MS Access?

Wat klanten zeggen

Arie de Gelder (Hoornbeeck College): "Peter, het is zó leuk, dat het haast verslavend werkt!"

Jos van Alphen (Bouwend Nederland): "Office Programs levert ons de flexibiliteit die wij nodig hebben om actuele ontwikkelingen toe te voegen aan ons databestand. De zoek- en rapportagefuncties geven ons veel mogelijkheden om op een eenvoudige manier onze onderzoeksgegevens te analyseren en te presenteren."

Lennart Ras (Steketee Yerseke): "Als we extra functies willen laten toevoegen, geven we onze wens aan. Peter denkt dan mee en hij bekijkt vervolgens hoe het doel op de beste wijze kan worden bereikt. Middels een concept wordt dit uitgewerkt en na onze goedkeuring wordt het snel in de applicatie geïmplementeerd."

Jos van Alphen (Bouwend Nederland): "We stonden voor de opgave een omvangrijk bestand met onderzoeksgegevens om te bouwen. Office Programs heeft ons daar prima bij geholpen en op een creatieve manier invulling gegeven aan onze wensen."

Lennart Ras (Steketee Yerseke): "Wij hebben voor een onderhoudscontract gekozen zodat onze applicatie altijd up-to-date is. Op deze manier kunnen we ook gebruik blijven maken van nieuwe toegevoegde functionaliteiten en worden bestaande functionaliteiten op deze wijze steeds geperfectioneerd."

Lennart Ras (Steketee Yerseke): "Voorheen konden we onze data niet goed managen en was er weinig geautomatiseerd. Met Office Programs Orders bereiken we nu op een efficiënte wijze elk gewenst doel. Belangrijke documenten rollen foutloos uit het systeem en overzichten kunnen op eenvoudige wijze worden gegenereerd."

Arie de Gelder (Hoornbeeck College): "We willen de applicatie graag HOERA noemen. De H staat voor Hoornbeeck, de O voor Onderwijs, de E voor Examen, de R voor Regeling en de A staat voor Applicatie. Dit vormt het woord HOERA en dat geeft aan hoe blij wij zijn dat we met jou in zee zijn gegaan!"

Voorbeelden in vogelvlucht

In dit gedeelte hebben we een paar algemene aspecten bijeengebracht. Zo krijgt u snel een goed idee van wat de mogelijkheden voor uw MS Access maatwerk zijn.

  • Dit zijn voorbeelden uit bestaande applicaties. De data, opdrachten etc. zijn fictief; de werkwijze is hetelfde.
  • Alles wordt ingedeeld a.d.h.v. uw wensen plus nog veel extra's.

Beloofd Wat u hier te zien krijgt is een authentiek vakmanschap zoals men het bij Microsoft graag ziet.

Dingen achter de schermen kunnen regelen en uitbreiden

Soorten functionaliteiten die in elke applicatie nodig zijn. Het zijn voorbeelden en het geeft de structuur weer. De data, opdrachten etc. zijn fictief; de werkwijze is hetelfde.

Voorbeeld
Voorbeeld

Een professionele interface

Een goede interface is erg bepalend voor de gebruiksvriendelijkheid. De structuur is overal consistent met die opdrachten die voor de desbetreffende applicatie en locatie relevant zijn.



Handige PopUp vensters

Met PopUp vensters kunt u direct gerelateerde info bekijken. Het zijn voorbeelden en het geeft de mogelijkheden weer. De data, opdrachten etc. zijn fictief; de werkwijze is hetelfde.

Voorbeeld

Arie de Gelder (Hoornbeeck College): "Peter, het is zó leuk, dat het haast verslavend werkt!"

Dialoogvensters voor elke denkbare taak

Diverse taken worden uitgevoerd via dialoogvensters die kunnen worden benaderd via menu Specifiek of de groep Afdrukken plus. Ook deze menu's en groepen zijn natuurlijk op alle locaties te gebruiken waar dat maar nodig of handig is.

Dit zijn voorbeelden van een professioneel ontwikkelde Access applicatie: een authentiek vakmanschap zoals men het bij Microsoft graag ziet.

Voorbeeld
Voorbeeld
Voorbeeld
Voorbeeld


Vrijwel onbeperkte mogelijkheden

Plaatjes zeggen wel iets, maar niet alles. In de volgende rubrieken geven we er wat meer toelichting bij.

Ontdek de geweldige, vrijwel onbegrensde mogelijkheden van een MS Access applicatie die op een professioneele wijze is gebouwd.

Data veilig invoeren en gebruiken voor het gehele traject

Laat al uw te verwerken data over het gehele traject stroomlijnen. Het kan heel snel, foutloos en accuraat.

Ook voor u Deze voorbeelden zijn allemaal maatwerk. Dezelfde technieken kunnen zo ook voor u worden ingezet.

Bij elk formulier waar data wordt ingevoerd is goed nagedacht om het aantal handelingen te beperken. Op Insert drukken resulteert vaak al in het automatisch invullen van velden. Dat is omdat via diverse Opties dialoogvensters de applicate naar de hand kan worden gezet (screenshot).

Als we eenmaal data hebben ingevoerd, zou het natuurlijk nóg prettiger zijn als we die data kunnen gebruiken in het gehele traject tot en met je favoriete boekhoudpakket. De volgende invoerformulieren zijn hier een mooi voorbeeld van.

  • Fig. 1 is een hoofdorder die handmatig is aangemaakt. Deze vormt een blauwdruk die vaker kan worden gebruikt.
  • Fig. 2 is een order die automatisch vanuit de hoofdorder kan zijn aangemaakt (want incidenteel aanmaken kan natuurlijk ook). Een aantal elementen zijn ook automatisch toegevoegd.
  • Fig. 3 is een goed voorbeeld van efficiëntie m.b.t. verkoop- en inkoop orders en geautomatiseerde verkoop- en inkoop facturen.
  • Fig. 4 is een factuur die automatisch vanuit de order kan zijn aangemaakt (incidenteel kan ook). Het geïntegreerde herinneringen systeem bewaakt de betalingen.
  • In Fig. 5 worden de factuurgegevens in handen gegeven van uw favoriete boekhoudpakket. Dat kan de data inlezen en u bespaart veel tijd en geld.

Tip Welke soort data u ook verwerkt, ook u kunt op deze wijze veel tijd besparen en gebruik maken van Office Programs Factuur (zie modules).

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3

Fig. 4

Fig. 5


Zie ook

  • De rubriek Alle data bundelen en automatiseren.
Voorbeelden en zo…

Invoegtoepassingen

Een invoegtoepassing is een extra op maat gemaakt verlengstuk voor bijvoorbeeld Word of een andere Office toepassing. Hoewel ze erg krachtig kunnen zijn, zijn het afzonderlijke objecten. Maar als we ze in MS Access implementeren kan het véél beter.


Voor meer informatie en voorbeelden, ga naar de pagina Invoegtoepassingen.

Krachtige dialoogvensters

Met dialoogvensters die zijn voorzien van de door ons ontwikkelde technieken, voert u de meest complexe taken razendsnel en accuraat uit.

Dataverwerking Voorbeelden van dialoogvensters waarmee data wordt verwerkt.

  • In Fig. 1 wordt van een offerte automatisch een factuur gemaakt. In de vorige rubriek hebben we hetzelfde principe gezien. Ook nu wordt dus op dezelfde wijze gebruik gemaakt van Office Programs Factuur
  • In Fig. 2 wordt data naar Excel geëxporteerd. We zullen nog technieken tegenkomen die veel meer mogelijkheden bieden.
  • In Fig. 3 wordt via een order een factuur aangemaakt met geavanceerde facturatie opties die nodig zijn voor de branche (in dit geval de BKD (Bloembollen Keuringsdienst)). En alwéér wordt het facturatie systeem ingezet...
  • In Fig. 4 worden inlogobjecten aan groepen gebruikers toegekend. (Met ons Inlogsysteem kunt u een rode draad trekken voor welke mensen waar en wat ze mogen doen.)

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3

Fig. 4


Overige Voorbeelden van dialoogvensters waarmee rapportages worden gegenereerd, Access rapporten worden verzonden als bijlage van e-mails etc. etc.

  • In Fig. 5 is in een onderliggend formulier een een factuur aangemaakt (dat kan elk soort document zijn). Gebruiker hoeft alleen op F12 te drukken om het dialoogvenster te openen en op OK om het document te verzenden. Een extra bijlage meezenden is een optie.
  • In Fig. 6 worden geavanceerde criteria ingesteld om fantastische rapporten af te drukken.
  • In Fig. 7 is het mogelijk om met dezelfde geselecteerde criteria meerdere rapporten en meerdere Excel exports te maken.
  • In Fig. 8 wordt het onderwerp gekozen waarvoor een rapport of een export is gewenst (waarvoor in Fig. 7 de criteria is ingesteld).

Opmerking Zoals u ziet zijn veel combinaties van acties en het hergebruik van objecten mogelijk.

Reminder Deze voorbeelden zijn allemaal maatwerk. Dezelfde technieken kunnen zo ook voor u worden ingezet.

Fig. 5

Fig. 6

Fig. 7

Fig. 8


Alles onder één dak

Flexibele selectie mogelijkheden

Herkent u dit? Uren lang getob met het maken van query's en vooralsnog onbetrouwbare resultaten?

Op dialoogvensters treft u vaak (o.a.) keuzelijsten (screenshot) aan waarmee de meest geavanceerde criteria met het grootste gemak kunnen worden ingesteld. Achter de schermen wordt de SQL voor de op te halen records voor u op variabele wijze ingesteld. Dit is veel dynamischer dan wanneer u zelf een query zou moeten maken en bovendien razend snel en foutloos. Omdat u gebruiker bent en geen programmeur, hoeft u slechts aan te wijzen hoe u het hebben wilt.

  • In Fig. 1 worden criteria ingesteld voor meerdere doeleinden tegelijkertijd. (Dit dialoogvenster is eerder in de voorbeelden toegelicht.)
  • In Fig. 2 worden criteria ingesteld voor het ophalen van uren van werknemers. Met de overige instellingen kan de presentatie van de data op het Access rapport dynamisch worden ingesteld. Zo hoeft u niet voor elk akkefietje een ander rapport te laten maken. In de rubriek Fantastische Access rapporten kunt u het effect hiervan bekijken.

Fig. 1

Fig. 2


Voorbeelden en zo…

Fantastische Access rapporten

Access rapporten zijn zeer krachtig; er is bijna niets wat ze niet kunnen. Wat met een Access rapport kan, kunt u nooit met formulieren, gegevensbladen of met Excel.

In dit voorbeeld laten we het resultaat zien van het dialoogvenster Urenoverzicht (screenshot). Dit dialoogvenster hebben we in de rubriek Flexibele selectie mogelijkheden belicht.

Het rapport geeft uren van werknemers weer. De voornaamste aspecten zijn de gegroepeerde data waarvan de volgende subtotalen en totalen worden weergegeven:

  • Per project.
  • Per opdracht (zijn binnen een project aan te maken).
  • Per werknemer.
  • Per dagstatus (gewone uren, verlofdagen, vakantie etc.).
  • En dat alles per dag, per week, per maand, per kwartaal, of per jaar.
  • Een vaste periode of onafhankelijk.

Opmerking De voorbeelden die u hier ziet worden allemaal door één en hetzelfde rapport gegenereerd. Met programmacode wordt het rapport dynamisch gemanipuleerd.

Laten we eens kijken hoe krachtig Access rapporten nu werkelijk zijn in combinatie met een sterk staaltje programmeertechniek...

  • Fig. 1: Rapport met details.
  • Fig. 2: Hetzelfde rapport, per maand, zonder details. Let op de subtotalen en de totalen.
  • Fig. 3: Hetzelfde rapport, per kwartaal, zonder details.
  • Fig. 4: Hetzelfde rapport, per kwartaal, zonder details, zonder de kolom Kostprijs.
  • Fig. 5: Hetzelfde rapport, per jaar, met details, zonder de kolom Kostprijs en de kolom Uursoort.
  • Fig. 6: Informatie kan eenvoudig op elke gewenste periode worden samengevat en getotaliseerd.

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3

Fig. 4


Fig. 5

Fig. 6


Ook voor u Deze voorbeelden zijn allemaal maatwerk. Dezelfde technieken kunnen zo ook voor u worden ingezet.

Alles onder één dak

Interactieve rapporten

Met een Interactief rapport worden extra mogelijkheden toegevoegd.

Een Interactief rapport wordt net zoals een gewoon rapport via een dialoogventer gegenereerd zodat vooraf diverse instellingen en selecties kunnen worden gemaakt. Een extra mogelijkheid is hier o.a., dat in het afdrukvoorbeeld van het rapport de weergegeven records verder kunnen worden beperkt door te filteren. Intractieve rapporten (IA's) behelst een Office Programs techniek.


Voorbeelden en zo…

PDF's maken en met persoonlijk gericht e-mail verzenden

Meerdere taken met één klik tegelijk uitvoeren. Zonder tussenkomst van de gebruiker.

Bij bepaalde documenten zoals een order, een offerte, een orderbevestiging, of - zoals in dit voorbeeld - een factuur, hebben we vaak behoefte aan dezelfde functionaliteiten. Als we die functionaliteiten vaker terugzien, wordt het gebruik makkelijker.

Interface De structuur van de interface is overal hetzelfde ingedeeld. De inhoud is op de locatie afgestemd. Dezelfde soort opdrachten zitten altijd op dezelfde plek en alles werkt overal hetzelfde.

Voorbeeld

Gebruiker heeft het formulier Facturen voor zich (screenshot). Het kan overigens ook een andere locatie zijn waar facturen worden weergegeven. Het dialoogvenster Verzending facturen (screenshot) wordt geopend via de groep Afdrukken plus op het lint of met F12 (screenshot).

Er zijn nogal wat zaken die we de ene keer wel, en de andere keer niet willen doen.

  • Indien gewenst kan alleen een Afdrukvoorbeeld worden weergegeven.
  • Wanneer op OK wordt geklikt, worden de andere (aangevinkte) acties uitgevoerd.
  • Alleen afdrukken?
  • Alleen PDF maken?
  • PDF E-mailen? Zo ja, dan wordt deze automatisch op de juiste locatie opgeslagen en automatisch als bijlage meegezonden.
  • Indien nodig kunnen makkelijk meerdere bijlagen worden toegevoegd (screenshot) die in speciale mappen staan (er wordt gebruik gemaakt van een Mappenstructuur). Die mappen kunnen direct worden gewist (screenshot).
  • Het e-mail adres van de hoofd contactpersoon van de klant wordt automatisch ingevuld. U kunt ook een ander invullen.
  • De contactpersoon wordt persoonlijk aangesproken met bijvoorbeeld Geachte meneer Puk, beste Pietje (is centraal in te stellen).
  • De Inhoudelijkheid van het bericht kan een standaardtekst zijn of u wijst een alternatieve tekst aan.
  • E-mail handtekening van de werknemer wordt in het bericht opgenomen of van het bedrijf (is centraal in te stellen).
  • Het document zelf is ingesteld op een taal. Echter, de taal voor het e-mail bericht (m.b.t. de persoonlijke aanspreking) kan afzonderlijk worden ingesteld.
  • Het onderwerp van het e-mail bericht wordt altijd logisch ingesteld. Er wordt ook rekening gehouden met de ingestelde taal van het document. In dit geval wordt het onderwerp bijvoorbeeld Factuur 1-303 of Invoice 1-303.
  • Het e-mail bericht kan eerst worden getoond zodat het nog kan worden bewerkt voordat het wordt verzonden.
  • Indien van toepassing wordt ook een tabblad Instellingen op het dialoogvenster weergegeven. Bijvoorbeeld om criteria in te stellen, een document te ondertekenen etc. etc.

Ai! Gebruiker hoeft niets zelf in te vullen en alleen op OK te klikken. Instellingen op dialoogvensters worden altijd opgeslagen.

Alles onder één dak

Taal gerelateerde documenten

Communiceer in het Nederlands of Engels. Met speciale technieken zorgen we ervoor dat data in Access rapporten tot en met het e-mail verkeer volledig automatisch en perfect is geregeld.

Een goede en duidelijke communicatie tussen u en uw relaties is natuurlijk ook belangrijk. Communiceren in het Nederlands of in het Engels, het kan heel eenvoudig. Want een Office Programs Access applicatie beschikt over een aantal samenwerkende onderdelen die dit perfect, moeiteloos en met grote flexibiliteit voor u regelen. De titel, bestandsnaam, labels, paginering, vervolgpagina's etc. etc., wordt naar keuze in het Nederlands of Engels weergegeven. (Het betreft altijd één en hetzelfde rapport. Dat betekent meer gebruikersgemak en minder ontwikkelings- en onderhoudskosten.)

In het voorbeeld hieronder is een order aangemaakt in het formulier Orders (screenshot).

Opmerking Er is veel meer met de taal mogelijk dan hier getoond maar dat valt buiten de bedoeling van deze pagina.

  • In Fig. 1 en 2 zijn de Engelse en Nederlandse uitvoering van ordergegevens. De contactgegevens van de werknemer zijn ook erg relevant.
  • Een standaardtekst waar de order mee begint. Dit gebruiken we vaak bij dergelijke documenten en kan gewoon door gebruiker worden aangepast. Het is een onderdeel van de Basiscomponenten.
  • Ordergegevens allemaal keurig bij elkaar met contactgegevens.
  • Bij een vervolgpagina worden belangrijke zaken (juridisch) als paginering, verwijzing naar het OrderID etc. herhaald.
  • Ook de labels worden in de juiste taal bij elke vervolgpagina herhaald.

Fig. 1

Fig. 2


De flexibiliteit

  • Bij het verzenden wordt in sommige gevallen de taal van het document gehandhaafd (Fig. 3).
  • In een ander geval kan het nodig zijn dat gebruiker de voertaal kan kiezen (Fig. 3). Zo kan bijvoorbeeld een order in het Engels zijn aangemaakt. Vaak hanteren we dan de werkwijze, dat andere gerelateerde documenten dan ook in het Engels worden ingesteld. In sommige gevallen is het wenselijk dat u daar dan tijdelijk van af kunt wijken. Een voorbeeld hiervan is als u een vrachtbrief van die order naar een vervoerder wilt verzenden, en dus niet naar uw klant.

Om in het ene geval de zaak automatisch te regelen en in het andere geval een Taal keuze te kunnen maken, bevind zich aan de linkerkant van de e-mail opties één van de volgende groepen opties.

Fig. 3

Voorbeeld

Fig. 4

Voorbeeld

Voorbeelden en zo…

Krachtige gegevensbladen

Gegevensbladen gebruiken we vaak als overzichten, maar ook wel als invoerformulieren.

Gegevensbladen zijn zeer krachtige objecten. We geven ze ook de interface zoals de gewone invoerformulieren die hebben. Daardoor zijn ook voor deze objecten praktische functies beschikbaar zoals recordsetfuncties (Fig. 2) en PopUp vensters (Fig. 3). Menu's worden vaak hergebruikt en kunnen dus op diverse locaties worden weergegeven.

Ook voor u Deze professioneel ontwikkelde objecten zijn 'gewoon basis functionaliteiten'. De blauwdruk hiervoor ligt al voor u klaar...

Fig. 1

Fig. 2

Voorbeeld

Fig. 3


Alles onder één dak

PopUp vensters om gerelateerde data te raadplegen

Raadpleeg overal met één klik samenhangende informatie, waar u zich ook in de applicatie bevindt.

Een PopUp venster ligt altijd boven andere formulieren zodat de informatie erop, altijd in het zicht is. U roept ze op via het menu PopUp info (screenshot). In het PopUp venster zelf wordt dan informatie weergegeven die gerelateerd is aan een record in het onderliggende formulier.

Hoewel het direct kunnen raadplegen van gerelateerde info op zich al erg handig is, houd het plezier daar niet mee op...

Een paar praktische voorbeelden

  • In Fig. 1 worden in het PopUp venster Order documenten de gekoppelde documenten weergegeven van de aangewezen order in het onderliggende Order gegevensblad.
    Extra tip Dit is een onderdeel van het Documentenbeheer systeem waardoor o.a. ook het volgende van toepassing is:
    • De gekoppelde documenten zijn automatisch gekoppeld. In dit geval zijn ze aan een order gekoppeld (screenshot), maar het kan alles zijn.
    • De map voor de order is automatisch aangemaakt.
    • In dit voorbeeld kunnen de gekoppelde documenten direct vanuit het PopUp venster worden geopend.
  • In Fig. 2 - 4 zijn zomaar wat voorbeelden.
  • Fig. 5 is een voorbeeld van een PopUp venster waarin de belangrijste klantgegevens worden weergegeven.
  • Fig. 6 toont hoe u middels dat PopUp venster (Fig. 5) direct een e-mail naar die klant kunnen verzenden.
  • In Fig. 7 wordt getoond dat u elk PopUp venster dat in de gegevensblad weergave wordt weergegeven, kunt exporteren naar Microsoft Excel of Microsoft Word.

Tip Dankzij het Access Development System (screenshot) kunnen PopUp menu's (screenshot) worden hergebruikt en dus op meerdere locaties in uw applicatie worden weergegeven.

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3

Fig. 4


Fig. 5

Fig. 6

Fig. 7


Voorbeelden en zo…

Mappenstructuur en Documentenbeheer

Laat de applicatie de mappenstructuur beheren. Koppel externe documenten geautomatiseerd of handmatig. Open ze met één klik als u ze nodig heeft.

Wat Omschrijving
Mappenstructuur Een Office Programs Access applicatie werkt met een mappenstructuur. Deze mappen worden automatisch aangemaakt.
Documentenbeheer Met welke documenten u ook werkt, ze kunnen allemaal worden beheerd en gekoppeld aan onderwerpen in de database. Volledig automatisch of handmatig.

Zowel de Mappenstructuur als het Documentenbeheer systeem kan voor elk doel worden ingezet.

In dit voorbeeld worden documenten gekoppeld aan een order waarbij vaak veel documenten kunnen horen. Het handmatig aanmaken, verzamelen en managen, kan een tijdrovend en hels karwei zijn. Maar met deze functionaliteiten is het een fluitje van een cent.

Opmerking Dit is niet de enige fuctionaliteit van het Documentenbeheer systeem.

  • In Fig. 1 is het formulier Orders dat beschik over de functionaliteiten en waar de documenten aan worden gekoppeld.
  • In Fig. 2 is het subformulier Documenten op (in dit geval) Orders waarin de documenten worden weergegeven.
  • Fig. 3 toont hoe de documenten overal in de applicatie middels een PopUp venster kunnen worden weergegeven (en geopend).
  • In Fig. 4 worden de documenten automatisch op de vrachtbrief (CMR) weergegeven (Vak 5, Bijgevoegde Documenten). Alleen de documenten die de status Lijst hebben. En zie, de extensie is uit de bestandsnaam gehaald...

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3

Fig. 4


  • Documenten worden automatisch aangemaakt.
  • Op de juiste locatie opgeslagen (in dit geval in de 'ordermap').
  • Automatisch aan de juiste order gekoppeld. Of u ze nu handmatig registreert of automatisch door de optie Document registreren in te schakelen (screenshot).
  • De documenten worden gekoppeld in het subformulier Documenten. (screenshot)
  • Een lijst van de documenten (met de status Lijst) wordt automatisch op de vrachtbrief (in het juiste vak) weergegeven.
  • Handmatig documenten registreren is ook mogelijk.
  • Documenten kunnen ook direct vanuit de applicatie worden geopend.
  • Ze kunnen overal in de applicatie middels een PopUp venster worden weergegeven.

Ook voor u Deze voorbeelden zijn allemaal maatwerk. Dezelfde technieken kunnen zo ook voor u worden ingezet.

Alles onder één dak

Importeren van data

Het importeren van data is dankzij diverse zorgvuldige controles een fluitje van een cent. Of het nu om 3 adresgegevens gaat of om 50.000...

Importmodules moeten altijd op uw maatwerk worden gemaakt, maar in de module Klanten (zie modules) is de module al klaar (optioneel).

Het enige waar u bij het importeren voor moet zorgen, is dat er een bestand klaar staat in de Import map. Tijdens het proces worden:

  • Niet bestaande records toegevoegd.
  • Bestaande records gewijzigd, mits geoorloofd.
  • Een aantal velden worden automatisch correct ingevuld.
  • Er zijn veel flexibele zaken. Duidelijke documentatie met de mogelijkheden wordt bijgeleverd.

Tip Een Office Programs Access applicatie maakt gebruik van een handige Hoofd documentenmap. Zo kunnen veel zaken automatisch worden geregeld. Voor meer, zie pagina Mappenstructuur.

  • In Fig. 1 wordt het pad naar het importbestand weergegeven, een teken dat het goed is. Er is namelijk automatisch gecontroleerd of het juiste bestand in de juiste map staat (de Import map). Dit is allemaal vooraf via de Opties in te stellen. Zo hoeft gebruiker hiervoor niks te doen en werkt het altijd goed. De knop Open importbestand is louter om het bestand in te zien indien gewenst.
  • In Fig. 2 wordt (zoals gebruikelijk) gevraagd of gebruiker door wil gaan. Bij kritische gevallen moet gebruiker expliciet op Ja klikken.
  • In Fig. 3 is de procedure voltooid. Alles wordt gecontroleerd en elk belangrijk feit wordt helder gerapporteerd. Ongeoorloofde zaken worden natuurlijk niet doorgevoerd.

Zie ook

In de rubriek Controle rapportages hierna zijn algemene controle- en veiligheidsheidsmaatregelen getoond. Ze zijn gebaseerd op dit voorbeeld.

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3


Voorbeelden en zo…

Controle rapportages

Het afvangen van fouten en een duidelijke rapportage daarvan is altijd belangrijk.

Fouten moeten uiteraard goed worden afgevangen en ook goed gerapporteerd zodat u weet 'waar u het zoeken moet'. Op dialoogvensters maken we vaak gebruik van een vak Rapportage. Dit wordt voor diverse doeleinden gebruikt, zoals de voortgang van een proces, wat er is verwerkt etc. Maar ook om fouten te rapporteren. Dit geeft een betere inzage dan een berichtvenster wat vaak te snel wordt weggeklikt. Het vak Rapportage biedt veel gemak. De inhoud kan ook direct op het klembord geplaatst worden.

In de volgende voorbeelden is de rapportage gebaseerd op het importeren van data. Meer hierover kunt u bekijken in de rubriek Importeren van data (hierboven).

  • In Fig. 1 wordt gerapporteerd dat de Hoofd documentenmap niet is ingesteld en waar dat kan. Onder de Hoofd documentenmap zijn diverse speciale mappen die automatisch worden gemaakt en waardoor veel zaken automatisch kunnen worden geregeld. Voor meer, zie pagina Mappenstructuur.
  • In Fig. 2 wordt gerapporteerd dat een bestand niet bestaat.
  • In Fig. 3 is een bestand in gebruik of er is geen toestemming voor. In dit geval kan een bestand worden geopend om het in te zien of een andere gebruiker heeft het geopend.
    Opmerking Hier ziet u dat we hetzelfde bericht zowel in een gewoon berichtvenster als in het vak Rapportage gebruiken. Een ingenieus samenspel...

  • In Fig. 4 wordt getoond dat tijdens een proces alle opdrachten op een dialoogvenster worden uitgeschakeld. Als dat niet gebeurt kan een gebruiker ongeoorloofde dingen doen waardoor het proces wordt verstoord. Hier is het proces even kunstmatig 'stilgezet' om het screenshot te kunnen maken.
  • In Fig. 5 wordt getoond dat gebruiker op het kruisje wil klikken om het dialoogvenster te sluiten. Maar dat gaat 'm niet lukken... Ook kan gebruiker niet ergens naast het dialoogvenster klikken. Dit is nu exact het doel van dialoogvensters. Pas nadat de procedure is afgerond wordt alles weer in de normale toestand gebracht.
  • In Fig. 6 wordt een rapportge van een voltooid proces getoond. Ook dan kunnen onrechtmatigheden zich hebben voorgedaan en moeten ze gemeld worden.

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3


Fig. 4

Fig. 5

Fig. 6


Opmerking Deze werkwijze wordt altijd op elk dialoogvenster toegepast.

Alles onder één dak

Stuurgegevens

Stuurgegevens voert u éénmaal in en vervolgens kunt u deze gegevens elders in de database hergebruiken en in lijsten kiezen. Hiermee richt u de database in zoals u dat wilt en naar uw behoeften.

In uw applicatie heeft u alle vrijheid om onderdelen uit te breiden en lijsten aan te vullen. Denk hierbij aan categorieën, dimensies, maten, klassen, etc. Dit soort gegevens noemen we 'stuurgegevens' omdat ze de administratie aansturen en ordenen. Soms vormen ze ook formules zodat er meerdere zaken tegelijkertijd mee kunnen worden afgehandeld. U kunt ze op meerdere locaties makkelijk toevoegen waarna ze direct in kieslijsten beschikbaar zijn.

Bij elk invoerformulier is het tabblad Stuurgegevens beschikbaar met de stuurgegevens van de desbetreffende sectie. Zie deze screenshots: (screenshot); (screenshot). Dat is handig om stuurgegevens toe te voegen op het moment dat het nodig is. Kieslijsten worden overal direct bijgewerkt zodat de toegevoegde data in kieslijsten meteen beschikbaar is.

Via Bestand > Onderhoud > Applicatie stuurgegevens zijn alle stuurgegevens van de gehele applicatie bijeengebracht. Hierna wat voorbeelden van een paar applicaties. En zoals ook nu te zien is: alles werkt overal hetzelfde.

Tip Office Programs Orders maakt gebruik van Office Programs Factuur, een afzonderlijk inzetbare module. OPF omvat ook de modules Klanten en Producten die eveneens afzonderlijk inzetbaar zijn. Dit is mogelijk dankzij modulaire programmering (screenshot).

Ook voor u Deze voorbeelden zijn allemaal maatwerk. Dezelfde technieken kunnen zo ook voor u worden ingezet.

Applicatie: Orders



Applicatie: Onderwijs- en Examenregeling


Opties instellen

Stel zelf uw gewenste standaardwaarden in en bepaal hoe de applicatie zich onder bepaalde omstandigheden moet gedragen.

Middels de Opties dialoogvensters zet u uw applicatie geheel naar eigen hand. Door opties in te stellen wordt de invoer vergemakkelijkt en/of standaardwaarden ingesteld. Als u een bepaalde kolom niet nodig heeft, stelt u de kolombreedte gewoon op 0 in.

  • Fig. 1: Met Opties Algemeen - die in elke applicatie aanwezig is - worden globale instellingen gemaakt. (Opties Werknemers is ook altijd aanwezig.)
  • Fig. 2: (Optioneel) Regelt het gedrag van financiële documenten.
  • Fig. 3: (Optioneel) Maakt (o.a.) een inhoudsopgave in Microsoft Word zoals u dat met de gewone functies van Word niet zal lukken.

Fig. 1

Fig. 2

Fig. 3


Applicatie: Orders


Applicatie: Onderwijs- en Examenregeling


Voorbeelden en zo…

Bijlagen uit Outlook ophalen en verwerken

Haal e-mails en bijlagen op uit Microsoft Outlook. Koppel ze aan data in de applicatie, kijk die gegevens in of open die wanneer nodig.

Een klant van ons (Safelines B.V.) is verantwoordelijk voor het samenstellen van rapportages inzake de veiligheidsmaatregelen van spoorwerkzaamheden via ProRail. In het formulier Aanvragen wordt diverse data vastgelegd. Een belangrijke tijdwinst is hier o.a., dat de bijlagen van e-mails automatisch door de applicatie worden opgehaald vanuit MS Outlook. Deze worden vervolgens middels het Documentbeheer Systeem (zie hiervoor) automatisch opgeslagen op de server en direct aan de bijbehorende Aanvraag gekoppeld. De bijlagen kunnen vanuit diverse locaties in de applicatie worden geopend.

  • In Fig. 1 worden eerst specifieke e-mails met bijlagen opgehaald. Hieruit kan een selectie worden gemaakt uit welke e-mails de bijlage gehaald moeten worden.
  • In Fig. 2 wordt door de gebruiker aangegeven welk soort document moet worden verwerkt (WBI's of AO's) en het onderwerp van het e-mail doorzocht. Uiteraard controleert de applicatie op allerlei mogelijke fouten dat in het vak Rapportage wordt vermeld. In dit geval is een Error gemeld dat een WBI-nummer niet in de database aanwezig is.

Opmerking Het tijdstip van het e-mail dat in de rapportage wordt vermeld, klopt niet omdat dit een demonstratie is. Het ontvangen e-mail is namelijk voor deze demonstratie op een later tijdstip door onszelf verzonden.

Tip Zo kunt u allerlei documenten laten koppelen en overal in de applicatie bekijken en openen. Zie ook de rubriek Mappenstructuur en Documentenbeheer.

Fig. 1

Fig. 2


Alles onder één dak

Office applicaties combineren

Eén gecentraliseerde supertool waarmee u al uw taken eenvoudig uitvoert.

Microsoft Office producten zoals Access, Word, Excel en Outlook zijn - zoals duizenden mensen ervaren - geweldige producten. Elke applicatie heeft een eigen specifieke kracht. Deze krachtpatsers kunnen we naadloos met elkaar integreren zodat we vanuit één centraal besturingssysteem (uw Office Programs Access applicatie) elke denkbare taak aankunnen.


Of u nu...

  • Microsoft Excel opdrachten wilt uitvoeren...
  • Microsoft Word bestanden met inhoud wilt maken...
  • In Microsoft Outlook bijlagen van e-mails wilt ophalen en opslaan...
  • Etc. etc...

... in Microsoft Access kunt u het allemaal van A tot Z met een paar klikken managen en aansturen. Vraag gratis om goed en eerlijk advies voor een betaalbaar systeem!

Alles onder één dak

Alle data bundelen en automatiseren

Een programmeur moet niet alleen over kennis beschikken; hij moet ook inzicht hebben. Dat is niet hetzelfde...

Hebben de voorbeelden op deze pagina u geïnspireerd? Als u een samenspel van maatwerk en modules wilt zien, ga dan eens naar de pagina ERP.

U mag ook op onderstaande knop klikken.

Alles onder één dak